Внедрение Битрикс24 в Самаре

Первое решение по бюджету принимается ещё до выбора подрядчика, и принимают его обычно вслепую. Речь о модели лицензирования: подписка на облачный портал или разовая покупка коробочной версии с установкой на свой сервер. От этого выбора зависит не только стартовый платёж, но и структура расходов на годы вперёд, и вернуться назад потом стоит дороже, чем выбрать правильно сразу.

Две модели, два вида расходов

Облако устроено как аренда: вы платите за период, обновления приходят сами, серверами занимается вендор, начать работу можно в день оплаты. Коробка – это покупка: единовременная лицензия, собственный сервер, полный доступ к исходному коду и право дорабатывать платформу без оглядки на ограничения хостинга.

Важно понимать, что стоимость наших работ от этого выбора почти не зависит. Воронка, права, роботы и обучение настраиваются одинаково в обеих версиях. Расходятся сопутствующие траты, и расходятся сильно.

Где проходит точка окупаемости коробки

Разовая лицензия начинает выигрывать у подписки примерно на третьем году эксплуатации, и это вся арифметика, и только если пользователей действительно много. На команде в десять-двадцать человек она не окупится никогда – подписка на такой штат стоит меньше, чем годовое обслуживание собственного сервера.

Поэтому вопрос «что дешевле» почти всегда имеет ответ «облако», а вопрос «что правильнее» ответа по умолчанию не имеет. Разбирать его нужно на цифрах конкретной компании, и делать это стоит до того, как деньги потрачены.

Считать удобно так: возьмите горизонт в три года и сложите для облака все платежи по подписке за этот период, а для коробки – лицензию, сервер, резервное копирование и продление поддержки. Затем добавьте в обе колонки одинаковую стоимость внедрения и сравните итоги. Если разница меньше пятнадцати процентов, выбирайте по удобству, а не по деньгам: на таком разрыве решают скорость старта и наличие своего специалиста.

Расходы коробки, которые забывают посчитать

В расчёт обычно попадает цена лицензии, а мимо расчёта проходят четыре постоянные статьи: сервер нужного объёма, регулярное резервное копирование с проверкой восстановления, продление технической поддержки у вендора и время администратора. Последний пункт самый коварный: администратор нужен не постоянно, но нужен быстро, а искать такого специалиста под редкие задачи неудобно и дорого.

Добавьте сюда обновления. В облаке они приезжают незаметно, в коробке каждое обновление – это работа: тестовый контур, проверка доработок на совместимость, окно простоя. У компаний с доработанным порталом это несколько дней в год.

Ещё одна статья, которая всплывает позже, – доступ снаружи. Как только в системе появляются разъездные сотрудники, коробочному порталу нужен защищённый внешний вход: сертификат, настройка публикации, разграничение по адресам. В облаке это работает из коробки, в своей инсталляции превращается в отдельную задачу для администратора.

Когда коробку выбирают не ради экономии

Настоящих причин две. Первая – требования к размещению данных: собственная инфраструктура, закрытый контур, внутренние регламенты безопасности. Вторая – доработки, которые в облаке невозможны в принципе, потому что требуют вмешательства в код платформы. Если ни одна из двух причин к вам не относится, коробка избыточна.

Разумная стратегия – стартовать в облаке и переезжать на коробку тогда, когда появится конкретное основание. Переход в эту сторону отработан; обратный путь заметно дороже, потому что придётся отказываться от доработок, ради которых коробку и брали.

Второй множитель бюджета – количество людей в системе

Считать надо не штат, а тех, кто заходит в портал регулярно. Производство на триста человек нередко даёт пятнадцать активных пользователей: продажи, снабжение, логистика, руководитель. Торговая компания на тридцать сотрудников – двадцать, потому что в системе работает почти вся команда.

Смета растёт ступеньками, а не пропорционально. До пятнадцати пользователей объём работ практически постоянный. Дальше появляются отделы с раздельными правами, отдельные воронки под направления, роли руководителей среднего звена, а одно обучение превращается в четыре: продажи, склад, сервис и финансы используют портал по-разному.

Филиалы и склады: почему права проектируются отдельно

У оптовых компаний Самары это ключевой пункт. Когда склады разнесены между Самарой и соседними регионами, а часть менеджеров разъездная, схему доступа нельзя собрать по умолчанию. Приходится решать, видит ли руководитель филиала чужих клиентов, что происходит с базой при переводе менеджера, кому доступна себестоимость и кто может выгружать контакты.

Это не настройка галочек, а проектная работа на несколько дней, и её лучше сделать до наполнения базы. Переразметить права на пустой системе просто, на системе с тремя тысячами сделок и историей переписки – долго и рискованно.

Есть и обратная крайность: закрыть всё от всех. Она обходится дешевле в проектировании, но убивает работу. Менеджер, который не видит остатков и не может посмотреть, чем закончилась прошлогодняя поставка тому же клиенту, начинает звонить коллегам и вести собственные заметки. Через месяц у вас снова две системы: официальная и настоящая.

Экспресс-запуск за 60 000 ₽ как способ проверить гипотезу

Если сомневаетесь в модели лицензирования и в масштабе, начните с малого. Экспресс-запуск в облаке стоит от 60 000 ₽ и занимает пять рабочих дней: воронка под ваш цикл сделки, карточки с вашими полями, права по оргструктуре, обучение с видеозаписью. Через месяц реальной работы вы будете знать, сколько человек действительно пользуются системой и каких данных не хватает.

Ответы на эти два вопроса стоят дороже любых предварительных рассуждений о лицензиях. И получить их за пять дней дешевле, чем за квартал проектирования.

Портал за 70 000 ₽: иногда он нужен раньше воронки

Есть компании, у которых с продажами всё в порядке, а рассыпается внутренняя работа: задачи теряются в переписке, документы согласуются неделями, регламенты хранятся в почте у трёх человек. Для них корпоративный портал с задачами, проектами, базой знаний и маршрутами согласования оказывается ценнее CRM. Стоит он от 70 000 ₽ и разворачивается за две недели.

Для оптовой торговли и производственных подрядчиков Самары это часто и есть точка максимальной отдачи: согласование отсрочки или спецификации сжимается с недели до дня, а руководитель перестаёт быть узким горлышком.

Что задаёт профиль местных проектов

Промышленность Самарской области и крупный оптовый рынок Самары формируют типового заказчика: длинный цикл сделки, спецификации, отсрочки платежа, логистика по реке и по железной дороге. Центр тяжести внедрения смещается с обработки входящего потока на контроль обязательств – сроки отгрузки, дебиторская задолженность, история согласований по каждому контрагенту.

Вторая заметная группа – компании, торгующие по Самаре, области и соседним регионам силами разъездных менеджеров. Им нужны мобильные сценарии: короткая карточка, минимум обязательных полей, задачи с напоминаниями. При одинаковом штате бюджеты этих двух групп различаются примерно вдвое, и разницу создаёт глубина автоматизации, а не количество сотрудников.

Порядок вложений, который не приходится переделывать

Сначала облачный экспресс-запуск, потом месяц работы и честный подсчёт активных пользователей, затем права и филиальная структура, и только после этого портал и согласования. Каждый шаг самостоятелен, переплаты за переход между уровнями не возникает. Общая логика выбора инструментов разобрана в разделе автоматизация бизнеса, а если параллельно идёт разработка интернет-магазина, связывать его с воронкой дешевле сразу, чем дорабатывать потом.

Мы в РОСТСАЙТ ведём проекты с 2011 года, сейчас работаем в 79 городах страны. Если нужно сравнить облако и коробку на цифрах вашей компании в Самаре, а не в теории, позвоните: +7 (901) 417-22-12. Посчитаем оба варианта на три года и покажем разницу в таблице.